Power Automate – Lizensierung

Teams Governance Vorgaben einhalten, Mitarbeiter – Onboarding Prozess gestalten, Reisekostenabrechnung erleichtern…

Jeder Admin oder Berater der einmal versucht hat solche Prozesse in einer Umgebung zu etablieren, weiß das hier viele verschiedene Komponenten und Bereiche beteiligt sind. Die Prozesse selber sind schon kompliziert, Tools die genutzt werden können um die Prozesse in das Ökosystem einer IT Landschaft zu integrieren, sind meist ähnlich komplex und teuer in der Implementation und Betrieb.
Seit ein paar Jahren (Wikipedia sagt: seit 2016) gibt es nun Microsoft Flow. Flow ermöglicht es sogenannten „Citizen Developer“, ohne große Programmierkenntnisse oder komplexe Implementation von Drittanbieter Tools, eben solche Prozesse technisch zu etablieren.
Ich bin ehrlich gesagt ein ziemlich großer Fanboy von Microsoft Flow und empfehle es bei jeder sich bietenden Gelegenheit weiter. Die aktuellen Lizenzänderungen, und der fast damit einhergehende Namenswechsel zu Power Automate, stellen mich und unsere Kunden aber vor ernsthafte Herausforderungen.

In diesem Blog Beitrag möchte ich auf die Änderungen und Auswirkungen des neuen Lizensierungs-Modells beschreiben. Weiterhin beschreibe ich Möglichkeiten Flows umzugestalten um Lizensierungs Kosten ggf. zu reduzieren.

Hintergrund

Auf der Inspire 2019 wurden erneute Lizenzänderungen in Power Automate erstmals angekündigt, und in dem PowerApps Blog
https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/new-licensing-options-for-powerapps-and-flow/
wurden diese Ankündigungen offiziell beschrieben. Microsoft führt folgende Gründe für die erneute Änderung des Lizensierungs Modells an:

Ok, Ich gebe zu, auch vorher war die Lizensierung in Flow nicht so trivial. Meines Erachtens ist es jetzt aber keinesfalls klarer und einfacher, aber in den meisten Fällen teurer als vorher.

Lizensierungs-Modi
es gibt es nun in dem neuen Model drei relevante Lizenzarten für Power Automate:

1. PowerAutomate Nutzungsrechte innerhalb der Office 365 Lizenz
2. PowerAutomate per User
3. PowerAutomate per Flow

Power Automate Nutzungsrechte innerhalb der Office 365 Lizenz:
Jede Office 365 Abonnement enthält weiterhin eine PowerAutomate Lizenz. Diese kann genutzt werden um die Standard Trigger und Actions zu nutzen. Damit sind Flows abgedeckt die auf den bereits lizensierten Apps beruhen. Somit ist z.B. ein Flow abgedeckt der Antworten von Forms interpretiert und in eine SharePoint Liste einträgt. Die Abgrenzung – was inkludiert ist und was nicht – ist der Connector Typ. Die Standard Konnektoren sind enthalten. Damit lassen sich schon viele Prozesse abfrühstücken und alltägliche Tasks erleichtern.

Power Automate per User / Flow
sobald die Standard Konnektoren nicht mehr ausreichen, kommen die separaten Lizenzen zum tragen. Premium Konnektoren, wie z.B. Azure Automation und HTTP Requests, die wir gerne nutzen um PowerShell Runbooks zu starten oder Graph Requests auszuführen, sind ausschlaggebend.

Nun muss man prüfen welche Lizensierungsvariante die passende ist. Wählt man die Lizensierung per User (13€ pro Monat), oder die Lizensierung per Flow (~85€ pro Monat). Bei der Lizensierung pro Monat kommt hinzu das es eine Mindest-Abnahme Menge von 5 Flows gibt. Somit muss man für die Lizensierung per Flow im Minimum 421€ pro Monat zahlen.

Meine erste Intention nach Lesen der Ankündigung war: Ok, Keine große Sache… Ich nehme einfach meinen User der den Flow ausführt und versorge ihn mit einer per User Lizenz. Die 13€ sind den Mehrwert den wir mit Power Automate bekommen auf jeden Fall wert. Leider habe ich dabei die Rechnung ohne die Multiplexing Lizenz – Anforderungen von Power Automate gemacht. Die Anforderungen kann man dem Licensing Guide für die Power Plattform entnehmen: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2085130

Im Wesentlichen ist darin definiert das jeder Benutzer der auf einen Flow zugreift – auch indirekt – eine Lizenz benötigt. Wenn der Flow nur Standard Konnektoren nutzt, reichen die includierten Power Automate Lizenzen aus. Sobald ein Premium Konnekto genutzt wird, müssen alle „Teilnehmer“ des Flow entsprechend lizensiert sein, oder der Flow selber lizensiert sein.
Ein Standard – Flow, den wir gerne in Kundenprojekten anbringen, ist ein Teams Deployment Flow. Durch den Flow ist es möglich bei der Teams Erstellung Governance Vorgaben einzuhalten, Templates anzusetzen und weiterhin eine simple Teams Beantragung für Anwender zu erlauben.

Der Trigger ist ein Forms Eintrag. Jeder Anwender im Unternehmen kann das Forms ausfüllen um ein Teams zu beantragen. Daraufhin werden durch Parsing und weitere Standard Funktionen von Forms regulatorische Vorgaben (wie z.B. Namenskonventionen) geprüft oder ergänzt. Es folgt eine organisatorische oder technische Freigabe, bevor das Teams per Azure Automation angelegt und angepasst wird. Da Azure Automation einen Premium Connector erfordert, sind mit diesem Flow alle Anwender im Unternehmen mit der Power Automate per User Lizenz zu versorgen. Alternativ kommt die per Flow Lizenz zum tragen.

Ok, also doch ne große Sache… Ab einer Firmengröße von ~30 Leuten ist in diesem Fall die per Flow Variante die günstigere :(.

Was tun

Diese Ankündigungen sind für Unternehmen aus dem Enterprise Umfeld vielleicht nicht von primärer Relevanz da dort häufig ein entsprechendes Budget zur Verfügung steht und der Nutzen von Power Automate weiterhin die Kosten rechtfertigt. Für kleinere oder mittelständische Unternehmen ist diese Änderung aber durchaus kritisch da die Kosten für bereits implementierte Flows exponentiell ansteigen.

Flows umbauen – Trigger beschränken und Reichweite eingrenzen:
Diese Maßnahme liegt auf der Hand. In meinem obigen Beispiel könnte ich z.B. auf das Forms als Eingabemaske verzichten und Sharepoint Online Listen z für die Beantragung von Teams nutzen.

Da ich in der Lage bin eine SharePoint Liste mit Berechtigungen zu versehen, kann ich die Multiplexing-Anforderung des Flows eingrenzen. Ein Ansatz für kleinere Unternehmen ist es hier seine Office365 Champions, Teamleiter oder Office365 Admins mit einer per User Lizenz zu versorgen und die Beantragung eines Teams auf deren Schultern abzuladen. Nicht schön, aber schnell und kosteneffektiv umzusetzen.

Flows umbauen – Lizenzrelevante Aktionen verteilen und manuelle Trigger einbauen
Auch wieder das obige Beispiel: Wenn ich den Flow etwas umbaue und Aufteile in Flow #1:

und Flow #2:

ist die direkte Relation unterbrochen und der zweite Flow, welcher auf Premium Connectoren aufbaut, ist nicht mehr automatisch für alle User lizenzrelevant die das Forms ausfüllen. Die Erfordernis zur Lizensierung aller Benutzer entfällt durch den Einbau des manuellen Triggers.

Achtung: Auch das Approval ist ein aktiver Zugriff auf den Flow. Das ist der Grund warum ich das Approval in den Flow #1 gesetzt habe. Ansonsten wäre auch jeder potentielle Approver mit einer per User Lizenz zu versorgen. Somit müssen nur noch die Benutzer die Flow #2 benutzen eine per User Lizenz besitzen.

Flows effektiv nutzen – Child Flows nutzen
Wenn die Kosten für das erste per Flow Lizenzpaket erst einmal gezahlt wurden, gilt es diese effektiv einzusetzen. Die per Flow Lizensierungsvariante erlaubt es Child Flows ohne weitere Kosten zu nutzen. Bestehende Flows sollten also noch einmal betrachtet werden und zusammenhängende Prozesse wenn möglich kombiniert werden. Damit lassen sich die Kosten im per Flow Modell geringer halten, und ganz nebenher erreicht man dabei auch häufig eine bessere Möglichkeit im Error-Handling der Flows.

Kosten Nutzen betrachten
Häufig unterläuft einem der Fehler das man nur die direkt anfallenden Kosten betrachtet und den Nutzen nicht monetär in die Kalkulation mit einbezieht. Eine Möglichkeit ist es aufzuschreiben welche manuell oder teilautomatisierten administrativen Tasks durch die Flows eingespart werden. Wenn man dann an die Tasks die Minuten schreibt die der Admin damit beschäftigt ist z.B. ein Teams auf Governance Vorgaben zu kontrollieren, oder ein Script für ein Onboarding Prozess zu parametrisieren, zu starten und zu kontrollieren, können die Kosten für die Flow Lizenzen schon einmal in ein anderes Licht geraten.

Und wann?

Die neue Lizensierung wurde zum 01.10.2019 zur Verfügung gestellt und war damit im Store zu bestellen. Für die Power Plattform gilt das grandfathering, also quasi eine Duldung der Nutzung der vorher gekauften Flow P1/P2 Lizenzen bis zum Ablauf der Subscription.
Bereits entwickelte Flows (vor dem 01.10.2019 erstellt) die auf Premium Konnektoren aufbauen müssen bis zum 01.10.2024 auf die neue Lizensierung umgestellt werden.
https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/powerapps-flow-licensing-faq#how-does-the-change-to-power-apps-and-power-automate-use-rights-for-office-365-applications-affect-me-if-i-purchased-the-subscriptions-prior-to-oct-1st-2019-will-my-existing-power-apps-applications-and-power-automate-workflows-continue-to-work

Fazit

Die Lizensierung in Power Automate hat sich ja nun schon das eine oder andere Mal geändert. Ich persönlich glaube das wird nicht das letzte Mal gewesen sein. Besonders die Multiplexing Modalitäten aus dem Licensing Guide lassen viel Platz für interpretation. In der #poweraddict Community bleiben auch viele Fragen offen. Das kann nicht das Ziel von Microsoft gewesen sein. Ich erwarte hier eine deutlichere Schärfung der Richtlinien – not so soon. Niedrigere Preise dürfen wir wohl eher nicht erwarten.

Die Kosten für die per Flow Lizensierung wirken auf Anhieb recht happig, wenn man aber mal Kosten / Nutzen betrachtet halte ich Sie aber weiterhin für gerechtfertigt. Besonders für kleinere Unternehmen kann diese Änderung aber bedeuten das Power Automate erst einmal wieder bei Seite gepackt wird und auf klassische Script – basierte Lösungen umgestellt wird.