Flow: Instant Raumbuchung

Auf der Suche nach sinnvollen Alltags Anwendungsmöglichkeiten wollen wir künftig „kleinere Projekte“ im Bereich der Automatisierung aufzeigen, die wir mit Microsoft Flow realisiert haben.

Ziel ist es neben der Freude an der Digitalisierung auch direkte Praxiserfahrungen zu sammeln und Einsatzmöglichkeiten aufzuzeigen.

Dabei versuchen wir bewusst „einfache Flow“-Komponenten auszuwählen, die auch von einem (Microsoft spricht hier gerne von einem sogenannten) „Citizen Developer“ verwendet werden können und die nach Möglichkeit keine Premium Konnektoren/Funktionen nutzen.

Was ist das Ziel unseres Flows

Wir haben bei uns im Office einen „Mehrzweckraum“ denn wir am Tage für kleine Spontan-Meetings nutzen und zur späteren Stunde zum gemeinsamen Kickern.

Wie unsere gewöhnlichen Meeting-Räume ist dieser nun freibuchbar und kann regulär über Outlook/Exchange gebucht werden.

Nur ist die Natur eines „Spontanen Meetings“ halt genau das, es ist spontan und hier soll unsere Lösung ansetzen und das klassische Buchung erweitern…

Let’s do it…

unser Flow soll möglichst direkt gestartet und per QR-Code getriggert werden, hier bietet sich in unserem Szenario Forms an…
  1. Zuerst erstellte ich mir für meine künftigen Flow Projekte einen ServiceAccount mit einer E3-Lizenz.
  2. Dann entwerfe ich ein Forms, welches ich mit Kollegen/Mitentwicklern und allen voran dem ServiceAccount teile. Man könnte hier natürlich auch direkt mit dem ServiceAccount arbeiten.
  3. Wir bauen einen Flow, der auf dem zuvor erstellten Forms aufbaut. Hier übernehmen wir die Auswahl der Liste (Radio-Buttons) und werten diese mit drei einfachen Bedingungen aus. (In unseren weiterführenden Flows haben wir hier eine kompaktere aber etwas anspruchsvollere Lösung verwendet, nach Möglichkeit zeigen wir diese in einem künftigen Beitrag)


  4. Am Ende wird das Ganze klassisch, als Outlook-Termin im Kalender des Servicekontos gespeichert, welcher unseren Raum einlädt und (es Lebe Exchange) automatisch bucht.


  5. Nun bauen wir uns mit dem QR-Code ein ansprechendes Schild und sind eigentlich Einsatzbereit.
  6. Wir haben am dieser Stelle und im separaten Flow noch eine Feedback Funktion erdacht und ebenfalls mit einem Forms, bzw. Feedback-QR-Code eingebettet. Hier der Aufbau unseres MiniFlows:


  7. und hier unser Ergebnis in Form eines simplen Ausdrucks:

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